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Optimización de costos y procesos operativos

“Lo que no se puede medir, no se puede mejorar. “

Los costos de una empresa son a menudo producto de decisiones históricas sobre procesos que no se han actualizado a la misma velocidad que el desarrollo del negocio.

Existen fórmulas para reducir los costos de un negocio sin sacrificar el crecimiento. La base es la revisión de los procesos operativos de la empresa: política retributiva del personal, gestión de compras, gestión de almacén, logística, energía...  

Establecer un plan de reducción de costos en una empresa se basa en tres conceptos clave: detectar, prevenir y eliminar aquellos procesos que no aportan valor al sistema.

A) Diagnóstico inicial de la estructura de costos operativos de la empresa, en el cual se realiza un evolutivo y comparativo con el desglose detallado de los costos y gastos en los últimos 3-5 años para tener una visualización completa de la evolución de la empresa. 

  • Identificación de áreas clave de la operación

  • Revisión de los procesos y procedimientos en dichas areas clave

  • Investigación de la competencia: mejores prácticas

  • Análisis de debilidades y fortalezas de la estructura de costos

B) Plan Estratégico : A partir del anterior análisis, se define un "Plan de Acción" con iniciativas, hitos, fechas y responsables dentro de la organización. Es muy importante la asignación de "sponsors" internos a cada proceso. 

El Plan de Acción es totalmente diseñado a medida para cada empresa y cuenta con varios elemento importantes:

  • Como primer paso, se definen los K.P.Is (principales indicadores de eficiencia y productividad)

  • Análisis causa-efecto que producirá la reducción de cada uno de los costos 

  • Propuesta de eliminar ineficiencias y prescindir de actividades innecesarias. Hace referencia a todos aquellos productos ineficientes,   consumidores poco rentables, etc

  • Centrarse en los clientes de alta rentabilidad. Es prioritario la asignación de costo por cliente proporcional a su rentabilidad

  • Estudio de productividad laboral: análisis de tareas, funciones y desempeño

  • Diseñar un plan de mejora continua. Cuando se ha decidido disminuir costos, hay que diferenciar entre lo importante y lo urgente

  • Elaboración de un "Presupuesto Dinámico": establecer metas intermedias y flexibles en función del desarrollo del negocio

 

Introducir en la cultura de la empresa el concepto de "por estar presupuestado, no hay forzosamente que gastarlo…"

C) Implementación de las medidas y soluciones para lograr que la empresa opere de la forma más eficiente posible

 

Se realizará un monitoreo de los procesos implementados para evaluar los resultados y realizar modificaciones y ajustes en caso de ser necesario.

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